Eröffnen Sie ein separates Bankkonto für eingehende Bußgeldzahlungen: Denn erstens müssen Sie die Zahlungen verwalten und zweitens von üblichen Spendeneingängen strikt trennen. Spendenbescheinigungen dürfen an die Zahlenden von Bußgeldzuwendungen keinesfalls ausgestellt werden!
Außerdem müssen Sie Zahlungseingänge unter Angabe des Aktenzeichens, des Zahlungsdatums und dem bezahlten Betrag an das Gericht bzw. die Staatsanwaltschaft melden, welche die Geldbuße auferlegt hat. Stellen Sie sich deshalb, wenn Sie dieses Fundraisinginstrument intensiv nutzen möchten, auf Verwaltungsarbeit ein. Insbesondere bei vorgeschriebenen Ratenzahlungen heißt es, peinlichst genau Buch zu führen.
Da es sich hierbei um vertrauliche personenbezogene Daten handelt sollte dem Datenschutz innerhalb Ihrer NPO höchste Priorität gewidmet werden. So sollten Sie sicherstellen, dass nur ein auserwählter Personenkreis die Daten verarbeitet. Beim Einsatz von Datenbanken für die Verwaltung derlei Daten ist selbstverständlich ebenfalls auf Vertraulichkeit und entsprechende Absicherung der Daten zu achten.
Wird die Vertraulichkeit gebrochen oder bei schlampiger Abwicklung des Zahlungsverkehrs einschließlich der Terminüberwachung und Meldung der Zahlungseingänge und versäumter Termine laufen Sie sehr schnell Gefahr, dass Sie wieder aus der Liste gestrichen werden.
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